Phenquestions
Dogovarjanje o sestankih ekipe je težka naloga, še posebej, če organizator ugotovi, da ni pravega časa, ko se lahko vsi srečajo. Težavo pa je mogoče do neke mere zmanjšati prek Outlookovi na novo uvedena funkcija, imenovana Predlagajte nov čas. Uporabniki, ki uporabljajo namizne različice Microsoft Outlooka, morda poznajo to funkcijo. To je funkcija, ki udeležencem omogoča, da preverijo, kdaj so vsi, tudi oni sami, prosti, tako da lahko organizator enostavno in brez težav organizira sestanek.
Vse, kar morajo udeleženci storiti, je, da vljudno zavrnejo predlagani čas za sestanek in predlagajo drug primeren čas, da razmisli organizator sestanka. Organizator lahko nato sprejme najboljši predlog za nov čas in hitro prestavi sestanek.
Kako v programu Outlook deluje funkcija Predlagaj nov čas
Najprej organizator sestanka pošlje zahtevo vsem udeležencem. Po prejemu zahteve za sestanek lahko tatendee najde različne možnosti (okvirne, zavrne in predlaga nov čas), ki so navedene poleg običajnega gumba »Sprejmi« v razdelku »Pošta«.
Če pride do spora glede predlaganega časa za sestanek. Udeleženec lahko preprosto klikne gumb Predlagaj nov čas na povabilu ali na samem dogodku koledarja.
Ko konča, se mu prikažejo 3 možnosti:
- Sprejmite in predlagajte nov čas
- Okvirno in predlagajte nov čas
- Zavrnite in predlagajte nov čas.
Ko izberete eno od treh možnosti Predlagaj nov čas, se odpre poenostavljen pogled pomočnika za razporejanje.
Tam lahko izpolnite ustrezne podrobnosti in pritisnete gumb 'V redu'. Dejanje takoj prikaže novo e-poštno sporočilo s samodejnim naslovom na organizatorja z novim predlogom časa. Poleg organizatorja dobite tudi možnosti za dodajanje prejemnikov.
Ko organizator sestanka od udeleženca, ki predlaga nov čas, prejme e-poštno sporočilo, se v vabilu prikaže obvestilo, da je predlagan nov čas za povabilo na sestanek, poslano prej.
Če je organizator dovzeten za predlagane spremembe, dogodek ureja. Tamkajšnji asistent za urnik mu omogoča ogled trenutnega časa sestanka skupaj z vsemi novimi predlogi za čas, ki jih prejme od vseh udeležencev.
To mu poenostavi nalogo iskanja, primerjave možnosti in izbire tiste, ki najbolj ustreza vsem.
Ko je za sestanek izbran nov čas, lahko organizator pošlje posodobljeno povabilo vsem udeležencem.
Vir.
